OperationPoint-Office ist Ihre virtuelle Büroumgebung und ergänzt die vielfältigen SharePoint-Funktionen, sodass eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Office-Suite entsteht. OperationPoint-Office assistiert Ihnen bei der Bearbeitung Ihrer Verwaltungsvorgänge, der Organisation Ihrer Akten und übernimmt die Ablaufsteuerung. Daten und Dokumente bleiben komplett im SharePoint-Standard.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen die wesentlichen Funktionen von OperationPoint-Office.
Aktenverwaltung
Verwaltet Ihre Dokumente und Daten. Alle Beteiligten arbeiten gemeinsam in einer digitalen Akte mit stets aktuellen Dokumenten.
Funktionen: Erstellung, Import, Bearbeitung, Verwaltung, etc.
Virtuelle Akte
Hält Infos und Dokumente zu einem Vorgang. Dient als Ersatz oder Ergänzung zur Papierakte.
Inhalt: Zeichnungen, Formulare, Dokumente, Mails, Notizen, etc.
Aktenspeicher
Verwaltet Ihre Akten und Mappen in virtuellen Bibliotheken.
Inhalte: Kundenakten, Auftragsakten, Lieferantenunterlagen, Projektmappen, usw.
Aktenzugriff
Aktensuchfunktion oder Direkteinsprung in eine Aktenrubrik
aus einem Fremdsystem (z.B. SAP).
Beispiel: Aufruf einer bestimmten Auftragsakte direkt aus Navision.
Online-Zusammenarbeit
Kommunikation, Genehmigungen, Aufgabenzuweisungen, zentrale persönliche To-do-Liste, Workflows.
Beispiel: Individuelle Aufgabenzuweisung an einen Kollegen.
Formulare, Wiki, Blogs
sind OP-Bestandteile und dienen der Verwaltung, Beschreibung und Ablaufsteuerung.
Beispiel: Artikel-Wiki, Formulare, Besuchsbericht.
OperationPoint-Office – Funktionen (weitere Erläuterungen)
Aufgaben
Definition von Aufgabensequenzen (freie Aufgaben, überwachte Aufgaben, Terminaufgaben). Visuelle Unterstützung bei der Aufgabenverfolgung. Mit einem Klick wird eine vollständige Aufgabe während der Bearbeitung erstellt und gleichzeitig einem Bearbeiter (oder einer Bearbeitergruppe) zugewiesen (bei Bedarf ist jede Aufgabe individuell anpassbar). Jede Aufgabe enthält einen Direktlink zu den zugehörigen Arbeitsbereichen bzw. Dokumenten in SharePoint. D.h. mit einem Klick auf die Aufgabe öffnet sich das entsprechende Objekt bzw. der Projektordner und die Bearbeitung der Aufgabe kann sofort beginnen. Die Anzeige der eigenen Aufgaben kann bspw. in Outlook erfolgen.
Import
Eine OperationPoint-Office eigene Importfunktion regelt den Eingang der Akten und Dokumente in das System und sorgt für die automatische Ablage in den entsprechenden Rubriken. Zuordnungen und Verweise werden automatisch gesetzt. Beliebige Vorlagen können definiert und über die Importfunktion ebenfalls eingelastet werden.
Formularwesen
Die Formularanlage erfolgt automatisch. Zuordnungen, Vorbelegungen und Weitergabelogik übernimmt das System.
Verweise
Neben der strukturierten Ablage sorgt eine Verweis-App für die Zuordnung und die Zusammenführung von relevanten Informationen. So können bspw. Normunterlagen, Lieferbedingungen des Kunden, CAD-Zeichnungen oder Berechnungen über einen Link einer Auftragsposition zugeordnet werden.
Mini-Wiki
Um freie Beschreibungen zu ermöglichen, wird jeder Akteneinheit (Ordner) ein Mini-Wiki zugeordnet.
Struktur Dokumentenverwaltung
Suche
Zusätzlich zur SharePoint-Suche steht eine OperationPoint-Suche zur Verfügung, die die Bearbeitung noch einmal beschleunigt, da sehr gezielt gesucht werden kann und nur eindeutige Treffer sich im Suchergebnis wiederfinden. Es handelt sich um eine „klassische“ Suche, wie sie bspw. auch in ERP-Systemen zu finden ist.
Aktenverwaltung
Komplette Akten werden entsprechend der vorkonfigurierten Aktenstruktur automatisch und mit allen Vorbelegungen und Standarddokumenten angelegt. Beispielsweise lassen sich per Knopfdruck Projektstrukturen inkl. aller relevanten Aufgabensequenzen anlegen.
Mit einem Klick auf folgendes Bild erhalten Sie weitere Informationen (Link zu Youtube)!
